Το συνέδριο τίμησαν με την παρουσία τους ο Περιφερειάρχης Δυτικής Μακεδονίας, Γιώργος Δακής, ο Αντιπεριφερειάρχης Γρεβενών, Γιώργος Δασταμάνης, οι Αντιδήμαρχοι του Δήμου Γρεβενών ,Κατερίνα Πέτρου και Γιάννης Νασίκας, περιφερειακοί σύμβουλοι, υπηρεσιακοί παράγοντες και πλήθος κόσμου.
Στο συνέδριο συμμετείχαν εταίροι του προγράμματος από χώρες της Ισπανίας, Γαλλίας, Ιταλίας, Τουρκίας και Αλγερίας.
Παρά τις αντίξοες καιρικές συνθήκες που επικράτησαν η αίθουσα εκδηλώσεων του Διοικητηρίου της Περιφερειακής Ενότητας Γρεβενών ήταν κατάμεστη. Ενδιαφέρουσες ήταν οι παρουσιάσεις των ομιλητών, όπου οι παρευρισκόμενοι είχαν τη δυνατότητα κατά τη διάρκεια του πρώτου μέρους να μάθουν τι είναι πρότυπο δάσος, τα βήματα και τις δράσεις για τη δημιουργία του, τις ενέργειες της Περιφέρειας Δυτικής Μακεδονίας για το Πρότυπο Δάσος Γρεβενών, καθώς και Πρότυπα Δάση που ήδη έχουν δημιουργηθεί στη Μεσόγειο από τους ξένους εταίρους. Στο δεύτερο μέρος παρουσιάστηκαν οι προοπτικές αξιοποίησης της δασικής βιομάζας.
Την Πέμπτη 2 Φεβρουαρίου οι εταίροι του έργου επισκέφθηκαν γνωστή δασική βιομηχανία στην πόλη των Γρεβενών, καθώς και πολιτιστικά μνημεία του Δήμου, όπου και είχαν την ευκαιρία να συνομιλήσουν με κατοίκους της περιοχής σχετικά με τη συμμετοχή τους στη δημιουργία του Πρότυπου Δάσους Γρεβενών.
Τέλος την Παρασκευή 3 Φεβρουαρίου πραγματοποιήθηκε τεχνική συνάντηση μεταξύ των εταίρων του έργου κατά την οποία συζητήθηκαν διάφορα οικονομικά θέματα, καθώς και ζητήματα περιφερειακής αγροτικής ανάπτυξης, ενώ διαμορφώθηκε η θεματολογία της επόμενης και τελευταίας συνάντησης που θα γίνει στο Μπούργκος της Ισπανίας.