Η σύσκεψη πραγματοποιήθηκε υπό την προεδρία του Αντιπεριφερειάρχη Κοζάνης, Γιάννη Σόκουτη, την Παρασκευή 6 Μαΐου 2011, στην Αίθουσα Συνεδριάσεων του κτιρίου της Περιφερειακής Ενότητας Κοζάνης.
Στη σύσκεψη του ΣΟΠΠ συμμετείχαν όλοι οι εμπλεκόμενοι φορείς και διαπιστώθηκε η ετοιμότητά τους ενόψει της θερινής περιόδου.